Zásady  spracovania osobných údajov v spoločnosti

BOZP Danny Agency s.r.o.

1. Úvodné ustanovenia

Spoločnosť BOZP Danny Agency s.r.o. v zmysle § 20 zákona č. 122/2013 Z.z. o ochrane osobných údajov disponuje vypracovaným Bezpečnostným projektom, ktorý je pravidelne aktualizovaný. Vymedzuje rozsah a spôsob bezpečnostných opatrení potrebných na eliminovanie a minimalizovanie hrozieb a rizík pôsobiacich na informačný systém a zahŕňa základné zásady spracúvania osobných údajov .

2. Definícia pojmov

Osobný údaj je údaj týkajúci sa určenej alebo určiteľnej fyzickej osoby, pričom takou osobou je osoba, ktorú možno určiť priamo alebo nepriamo, najmä na základe všeobecne použiteľného identifikátora alebo na základe jednej či viacerých charakteristík alebo znakov, ktoré tvoria jej fyzickú, fyziologickú, psychickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu.

Dotknutá osoba je osoba ktorej sa osobný údaj týka.

Prevádzkovateľ je osoba, ktorá sama alebo spoločne s inými vymedzí účel spracúvania osobných údajov, určí podmienky ich spracúvania a spracúva osobné údaje vo vlastnom mene; pre účely tohto dokumentu prevádzkovateľom je spoločnosť BOZP Danny Agency s.r.o., ktorá na základe výslovného súhlasu dotknutej osoby tiež spracováva osobné údaje.

Záujemca o prácu je výlučne fyzická osoba, ktorá zasiela žiadosť o zamestnanie spolu so životopisom, motivačným listom a súhlasom so spracovaním osobných údajov prostredníctvom e-mailovej adresy uvedenej na webovej stránke BOZP Danny Agency s.r.o. v záujme nájsť si pracovnú príležitosť v spoločnosti BOZP Danny Agency s.r.o.

Životopis  je zhrnutie osobných údajov o záujemcovi o prácu.

Otázka je dopyt po informáciách smerovaných na spoločnosť BOZP Danny Agency s.r.o. zaslaný prostredníctvom e-mailovej adresy, kontaktného formuláru, telefónneho čísla alebo poštovej adresy. Kontaktné adresy a telefónne čísla sú zverejnené na webovej stránke BOZP Danny Agency s.r.o.

Spracovaním osobných údajov je vykonávanie operácií alebo súboru operácií s osobnými údajmi, najmä ich získavanie, zhromažďovanie, šírenie, zaznamenávanie, usporadúvanie, prepracúvanie alebo zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, preskupovanie, kombinovanie, premiestňovanie, využívanie, uchovávanie, blokovanie, likvidácia, poskytovanie, sprístupňovanie/poskytnutie alebo zverejňovanie.

Poskytovaním osobných údajov je odovzdávanie osobných údajov tretej strane, ktorá ich ďalej spracúva.

Sprístupňovaním osobných údajov je oznámenie osobných údajov alebo umožnenie prístupu k nim príjemcovi, ktorý ich ďalej nespracúva.

Súhlasom dotknutej osoby je slobodne daný výslovný a zrozumiteľný prejav vôle, ktorým dotknutá osoba na základe poskytnutých informácií vyjadruje súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov.

Anonymizovanie osobného údaja je úkon, ktorým je osobný údaj upravený do takej podoby, v ktorej ho nemožno priradiť dotknutej osobe, ktorej sa týka.

Blokovanie Osobných údajov je dočasné alebo trvalé pozastavenie ich spracúvania, počas ktorého možno vykonať len operácie uložené Zákonom č. 122/2013 Z.z. o ochrane osobných údajov a zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

3. Zásady spracovania a bezpečnosť osobných údajov

Prevádzkovateľ je povinný najmä:

  • pred začatím spracúvania osobných údajov vymedziť účel spracúvania osobných údajov; účel spracúvania osobných údajov musí byť jasný, vymedzený jednoznačne a konkrétne a musí byť v súlade s Ústavou Slovenskej republiky, ústavnými zákonmi, zákonmi a medzinárodnými zmluvami, ktorými je Slovenská republika viazaná,

  • určiť podmienky spracúvania osobných údajov tak, aby neobmedzil právo dotknutej osoby ustanovené zákonom, získavať osobné údaje výlučne na vymedzený alebo ustanovený účel, je neprípustné získavať osobné údaje pod zámienkou iného účelu spracovania alebo inej činnosti,

  • zabezpečiť, aby sa spracúvali len také osobné údaje, ktoré svojím rozsahom a obsahom zodpovedajú účelu ich spracúvania a sú nevyhnutné na jeho dosiahnutie,

  • zabezpečiť, aby sa osobné údaje spracúvali a využívali výlučne spôsobom, ktorý zodpovedá účelu, na ktorý boli zhromaždené; je neprípustné združovať osobné údaje, ktoré boli získané osobitne na rozdielne účely,

  • spracúvať len správne, úplné a podľa potreby aktualizované osobné údaje vo vzťahu k účelu spracúvania; nesprávne a neúplné osobné údaje je Prevádzkovateľ povinný blokovať a bez zbytočného odkladu opraviť alebo doplniť; nesprávne a neúplné osobné údaje, ktoré nemožno opraviť alebo doplniť tak, aby boli správne a úplné, Prevádzkovateľ je povinný zreteľne označiť a bez zbytočného odkladu zlikvidovať,

  • zabezpečiť, aby zhromaždené osobné údaje boli spracúvané vo forme umožňujúcej identifikáciu dotknutých osôb počas doby nie dlhšej, ako je nevyhnutné na dosiahnutie účelu spracúvania,

  • zlikvidovať tie osobné údaje, ktorých účel spracúvania sa skončil; po skončení účelu spracúvania možno osobné údaje ďalej spracúvať len v nevyhnutnom rozsahu na historický výskum, vedecký výskum a vývoj alebo na účely štatistiky. Počas spracúvania osobných údajov na účely podľa predchádzajúcej vety je Prevádzkovateľ povinný ich označiť a anonymizovať.

Prevádzkovateľ  je oprávnený spracúvať osobné údaje len so súhlasom dotknutej osoby, ktorý prevádzkovateľ nesmie vynucovať a ani podmieňovať hrozbou  odmietnutia zmluvného vzťahu, služby, tovaru. Prevádzkovateľ je oprávnený poskytnúť osobné údaje dotknutej osoby z informačného systému inej právnickej osobe alebo fyzickej osobe len spolu s písomným dokladom o danom súhlase.

4. Spracovanie osobných údajov

Osobné údaje v životopisoch a iných elektronicky zaslaných otázok

Životopisy ako aj iné otázky obsahujúce osobné údaje, ktoré sa podľa 4§ zákona č. 122/2013 Z.z.  o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov považujú za osobné údaje sú uložené v spoločnosti BOZP Danny Agency s.r.o., Preto tieto osobné údaje môžu byť spracované iba so súhlasom dotknutej osoby. Dotknutá osoba pred zaslaním /uložením životopisu vyhlasuje, že všetky ňou uvedené osobné údaje sú pravdivé, a následne dáva svoj súhlas spoločnosti BOZP Danny Agency s.r.o. na spracovanie svojich osobných údajov.

Po uplynutí 1 ročného obdobia po zaslaní životopisu, budú údaje uvedené v životopisoch definitívne anonymizované a ďalej využívané výlučne pre štatistické účely. Spracovávanie osobných údajov a evidencia životopisu ako aj iných zaslaných otázok obsahujúce osobné údaje je na základe rozhodnutia dotknutej osoby možné kedykoľvek ukončiť a obnoviť. Na základe písomnej  žiadosti dotknutej osoby je  spoločnosť BOZP Danny Agency s.r.o. povinná osobné údaje definitívne vymazať.

Životopisy uložené v spoločnosti BOZP Danny Agency s.r.o.: minimálne jeden kontaktný údaj (e-mail alebo telefón), najvyššie dosiahnuté vzdelanie, určenie pracovnej oblasti a pracovnej pozície, o ktorú má záujem, požadovaný druh pracovného pomeru, určenie pohlavia (výlučne pre účely štatistického spracovania). Uvedenie ďalších údajov v životopise je na výlučnom rozhodnutí dotknutého záujemcu o prácu; spoločnosť BOZP Danny Agency s.r.o. uvedenie ďalších údajov nepožaduje. Spoločnosť BOZP Danny Agency s.r.o. v žiadnom prípade nepožaduje od záujemcu o prácu uvedenie údajov spadajúcich do osobitnej kategórie definovanej v ustanovení § 13 Zákona o ochrane osobných údajov.

Dokumenty obsahujúce osobné údaje zaslané spoločnosti BOZP Danny Agency s.r.o., sú uložené na zabezpečených miestach v spoločnosti BOZP Danny Agency s.r.o.,

 5. Práva dotknutých osôb

Dotknutá osoba má právo na základe písomnej žiadosti od Prevádzkovateľa vyžadovať:

  • potvrdenie, či sú alebo nie sú osobné údaje o nej spracúvané,

  • vo všeobecne zrozumiteľnej forme informácie o spracúvaní osobných údajov v informačnom systéme v rozsahu identifikačných údajov prevádzkovateľa, účelu spracúvania osobných údajov, zoznam osobných údajov a potrebné doplňujúce informácie,

  • informácie o zdroji, z ktorého získal jej osobné údaje na spracovanie,

  • zoznam osobných údajov, ktoré sú predmetom spracúvania,

  • opravu alebo likvidáciu svojich nesprávnych, neúplných alebo neaktuálnych osobných údajov, ktoré sú predmetom spracúvania,

  • likvidáciu jej osobných údajov, ktorých účel spracúvania sa skončil,

  • likvidáciu jej osobných údajov, ktoré sú predmetom spracúvania, ak došlo k porušeniu zákona,

  • blokovanie jej osobných údajov z dôvodu odvolania súhlasu pred uplynutím času jeho platnosti.

Dotknutá osoba na základe písomnej žiadosti má právo u Prevádzkovateľa namietať voči:

  • spracúvaniu jej osobných údajov, o ktorých predpokladá, že sú alebo budú spracúvané na účely priameho marketingu bez jej súhlasu, a žiadať ich likvidáciu.

Dotknutá osoba môže svoje vyššie vymenované práva uplatniť písomne, a to formou poštovej zásielky alebo elektronickej pošty alebo faxom; v prípade, ak vec neznesie odklad aj ústnou formou priamo u prevádzkovateľa do zápisnice. Zo zápisnice musí byť zrejmé, kto si právo uplatnil, čoho sa domáha a kedy a kto vyhotovil zápisnicu, jeho podpis a podpis dotknutej osoby; kópiu zápisnice je prevádzkovateľ povinný odovzdať dotknutej osobe.

Ak dotknutá osoba nemá spôsobilosť na právne úkony v plnom rozsahu, jej práva si môže uplatniť zákonný zástupca. Ak dotknutá osoba nežije, jej práva si môže uplatniť jej blízka osoba. Prevádzkovateľ je povinný žiadosť a námietky dotknutej osoby vybaviť bezplatne a najneskôr do 30 dní odo dňa ich doručenia prevádzkovateľovi.

Dotknutá osoba pri podozrení, že jej osobné údaje sa neoprávnene spracúvajú, môže podať úradu návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov.

Kontaktné informácie: Spoločnosť BOZP Danny Agency s.r.o. uvíta pripomienky k týmto Pravidlám. Môžete sa na nás obrátiť prostredníctvom e-mailu na bozp@bozpslovakia.sk alebo poštou na adresu spoločnosti BOZP Danny Agency s.r.o.,